Рабочие листы
к вашим урокам
Скачать
1 слайд
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
2 слайд
1. Документооборот
3 слайд
Документооборот
это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение
цель — обеспечение движения комплексов документов в процессе документационного обеспечения управления (ДОУ)
задача совершенствования документооборота — организация такого движения, которое наилучшим образом обеспечивало бы достижение целей системного ДОУ
4 слайд
качественные и количественные показатели оценки и анализа документооборота
Качественные показатели:
используемая система информационного обеспечения (автоматизированная, традиционная или смешанная);
организация документооборота в пространстве (маршруты движения документов, этапы и инструкции по их прохождению, стадии документооборота);
особенности пополнения системы информацией (состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направление движения документов, периодичность документопотока).
Количественные показатели:
объем документооборота, который равен количеству входящих, исходящих и внутренних документов организации за конкретный период времени (год, квартал, месяц, день);
удельный вес каждой группы документов или документопотоков в общем документообороте;
плотность документопотока — объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени;
физический объем конкретного документа — размер его текста;
продолжительность документооборота — скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Определяется как время, затрачиваемое на прохождение маршрута документа
5 слайд
Принципы документооборота
6 слайд
Методы сокращения объема документооборота
7 слайд
1.1. Технология обработки входящих документов
8 слайд
9 слайд
Регистрация документов
фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах:
единая регистрационно-контрольная карточка
журнальная форма регистрации документов
10 слайд
регистрационно-контрольная карточка
11 слайд
пример журнальной формы регистрации документов:
12 слайд
1.2. Технология обработки исходящих документов
13 слайд
Операции обработки исходящих документов
14 слайд
1.3. Технология обработки внутренних документов
15 слайд
Внутренние документы
документы, которые создаются организацией и остаются в ней.
на стадии подготовки они проходят путь исходящих документов, а на стадии исполнения — входящих.
распорядительные документы и протоколы всегда регистрируются отдельно по видам:
к порядковым номерам приказов по личному составу через дефис добавляются литеры «к» или «л»;
порядковые номера приказов по административно-хозяйственной деятельности должны содержать соответствующие обозначения - «ад» или «ахд» и т.д.
16 слайд
2. Систематизация управленческих документов
17 слайд
Унификация документов -
выбор рациональных структур построения документов, приведение их к единообразию на основе установления рационального количества форм и типизации построения
Стандартизация - процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов
18 слайд
Принципы унификации и стандартизации документации
19 слайд
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) -
рационально организованный комплекс взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности
20 слайд
Состав УСОРД:
Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению;
Альбом унифицированных форм ОРД.
21 слайд
Альбом унифицированных форм документов
это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.
Унифицированная форма документа
это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифицированным текстом.
Табель унифицированных форм документов
перечень разрешенных к применению форм документов. Табель утверждает руководитель организации.
22 слайд
Альбом унифицированных форм документов
Унифицированные формы систематизированы по следующим подсистемам:
документация по созданию организации;
документация по реорганизации организации;
документация по ликвидации организации;
документация по приватизации государственных организаций;
документация по распорядительной деятельности организации;
документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;
документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации;
документация по приему на работу
документация по оформлению изменений трудовых отношений;
документация по увольнению с работы;
документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;
документация по оформлению поощрений;
документация по оформлению дисциплинарных взысканий;
документация по оформлению командировок.
23 слайд
Номенклатура дел
это систематизированный перечень наименований дел, создающихся в процессе деятельности организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями
24 слайд
25 слайд
Формирование дел
группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри него
работа по формированию дел состоит из следующих операций:
раскладка документов по папкам (делам) и подшивка документов;
расположение документов внутри дел в определенной последовательности;
оформление дела.
26 слайд
Основные правила формирования дел
27 слайд
3. Опись дел
28 слайд
Экспертиза ценности документов
определение научно-исторической, социально-культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения
проводится в два этапа: в делопроизводстве и в архиве организации
29 слайд
Оформление дел
Документы, отобранные в процессе экспертизы на постоянное или временное (свыше 10 лет) хранение, сдают в архив организации. При этом дела в течение года после их завершения остаются на хранении в структурных подразделениях для использования в практической работе, после чего в течение года оформляются и готовятся для передачи в архив.
Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится теми же сотрудниками, которые ведут формирование дел, под контролем ведомственного архива.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
При полном оформлении дел выполняются: подшивка или переплет дел; нумерация листов в деле; составление завершительной надписи дела (листа-заверителя), а в необходимых случаях и внутренней описи документов дела, оформление реквизитов обложки дела
30 слайд
Опись дела
информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения) и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Рабочие листы
к вашим урокам
Скачать
6 662 916 материалов в базе
Настоящий материал опубликован пользователем Нарина Людмила Анатольевна. Инфоурок является информационным посредником и предоставляет пользователям возможность размещать на сайте методические материалы. Всю ответственность за опубликованные материалы, содержащиеся в них сведения, а также за соблюдение авторских прав несут пользователи, загрузившие материал на сайт
Если Вы считаете, что материал нарушает авторские права либо по каким-то другим причинам должен быть удален с сайта, Вы можете оставить жалобу на материал.
Удалить материал
Ваша скидка на курсы
40%
Курс профессиональной переподготовки
500/1000 ч.
Курс повышения квалификации
72/180 ч.
Курс профессиональной переподготовки
300/600 ч.
Курс профессиональной переподготовки
600 ч.
Мини-курс
6 ч.
Мини-курс
4 ч.
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.