X

Скопируйте код и вставьте его на свой сайт.

Ширина px

Вы можете уменьшить размер презентации, указав свой размер!

Автоматизация делопроизводства

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 1. Возможности текстовых редакторов
Текстовые редакторы обеспечивают ввод, редактирование, форматирование (оформл...
Основные структурные элементы многостраничных документов: колонтитул – одинак...
ЗАКЛАДКА ГИПЕРССЫЛКА Для создания закладки последовательность действий следую...
ШАБЛОН документ специального типа, который содержит разнообразную информацию ...
ФОРМЫ Чтобы создать шаблон, надо открыть диалоговое окно Создание документа с...
ОГЛАВЛЕНИЯ для оформления заголовков текста следует использовать специальные ...
2. Задачи и способы автоматизации делопроизводства
ФУНКЦИИ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА регистрация документов в карто...
СПОСОБЫ АВТОМАТИЗАЦИИ разработка оригинальной системы автоматизации делопроиз...
Классы инструментальных средств автоматизации делопроизводства: средства созд...
ЗАДАЧИ - СРЕДСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ФОРМЫ СОЗДАНИЯ БАЗ ДАННЫХ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ: контрольно-регистрационные карт...
СПРАВОЧНАЯ КАРТОТЕКА Виды картотек: справочная состоит из двух частей: - на н...
ЭЛЕКТРОННЫЕ БАЗЫ ДАННЫХ База данных - это совокупность данных, организованных...
СУБД Системы управления базами данных (СУБД) - пакет прикладных программ, обе...
Класс
Автор

Автоматизация делопроизводства

Описание презентации по отдельным слайдам:

1 слайд

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 1. Возможности текстовых редакторов

2 слайд

Текстовые редакторы обеспечивают ввод, редактирование, форматирование (оформление) и сохранение любых текстов

3 слайд

Основные структурные элементы многостраничных документов: колонтитул – одинаковый для группы страниц текст (графическое изображение), расположенный вне основного текста документа на полях печатной страницы; сноска закладка – определенное место в тексте документа, которому пользователь присваивает имя; перекрестная ссылка – текст, предлагающий читателю документа обратиться к другому фрагменту текста или рисунку, содержащемуся в тексте; гиперссылки – связывают между собой документы, что облегчает переход от одной страницы к другой.

4 слайд

ЗАКЛАДКА ГИПЕРССЫЛКА Для создания закладки последовательность действий следующая: выделяется элемент, которому следует назначить закладку, или делается щелчок в том месте документа, куда следует вставить закладку; в меню Вставка выбирается команда Закладка; в поле Имя закладки вводится или выбирается нужное имя. Имя закладки должно начинаться с буквы. В нем могут использоваться цифры, но не должно быть пробелов. Если требуется разделить слова в имени закладки, пользуются знаком подчеркивания; нажимается кнопка Добавить. Для создания гиперссылки последовательность действий следующая: в тексте документа выделяется ключевое слово или объект (в том числе графический); выбирается команда меню Вставка —> Гиперссылка или инструмент Добавить гиперссылку на стандартной панели; выбирается файл, с которым осуществляется связь, и нажимается кнопка ОК. после щелчка мыши по гиперссылке происходит быстрый переход к нужному файлу.

5 слайд

ШАБЛОН документ специального типа, который содержит разнообразную информацию о стилях форматирования частей документа, вставленных полях и т.д. позволяет быстро изготавливать аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на форматирование При изготовлении собственного шаблона бланка организации необходимо: установить параметры страницы бланка (размер страницы, величины полей); поместить в бланк постоянные реквизиты согласно требованиям нормативных документов; сохранить разработанный бланк как шаблон.

6 слайд

ФОРМЫ Чтобы создать шаблон, надо открыть диалоговое окно Создание документа с помощью команды Файл —> Создать и установить в нем переключатель Шаблон. Поля формы создаются с помощью панели инструментов Формы. Она открывается командой Вид —> Панели инструментов —> Формы. Панель инструментов Формы содержит следующие элементы: текстовое поле, флажок, раскрывающийся список, параметры поля формы таблицу, рамку, затенение полей формы, защиту формы. В программе Word возможны три вида полей формы: текстовые поля служат для ввода строк текста; флажки указывают на положительный или отрицательный ответ на вопрос; раскрывающиеся списки позволяют выбрать один из нескольких вариантов. Чтобы при заполнении формы данные можно было вносить только в поля формы, производится Защита формы. Для использования формы надо дать команду Файл —» Создать и выбрать в диалоговом окне Создание документа соответствующий шаблон. Заполнив шаблон, результат работы можно сохранить в виде обычного документа.

7 слайд

ОГЛАВЛЕНИЯ для оформления заголовков текста следует использовать специальные стили; установив курсор в то место, куда будет вставлено оглавление, следует дать команду Вставка —> Оглавление и указатели. В диалоговом окне Оглавление и указатели надо выбрать вкладку Оглавление. можно создавать два оглавления разной степени подробности.

8 слайд

2. Задачи и способы автоматизации делопроизводства

9 слайд

ФУНКЦИИ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА регистрация документов в картотечной форме учет резолюций, выданных по документам поддержание связей между документами контроль за исполнением документов списание документов в деле ведение информационно-справочной работы формирование делопроизводственной отчетности

10 слайд

СПОСОБЫ АВТОМАТИЗАЦИИ разработка оригинальной системы автоматизации делопроизводства: подразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы для конкретной организации «с нуля». При этом максимально учитываются особенности этой организации, что делает новую систему удобной в использовании. Недостаток этого способа - значительные затраты времени и средств инсталляция типовой системы автоматизации делопроизводства: способ, противоположный предыдущему. Типовые системы автоматизации делопроизводства недороги и внедряются в минимальные сроки. Однако они могут не в полной мере обеспечивать необходимые функции настройка индивидуальных средств автоматизации делопроизводства: является промежуточным вариантом между первыми двумя способами

11 слайд

Классы инструментальных средств автоматизации делопроизводства: средства создания документов обобщенное название класса систем, к которому относится программное обеспечение, предназначенное для создания электронных версий документов; текстовые процессоры, табличные процессоры, системы автоматизированного проектирования (САПР) и др. системы управления базами данных (СУБД) являются основой построения любой более или менее мощной информационной системы; обеспечивают создание и поддержание в рабочем состоянии хранилища фактографической информации системы обеспечения групповой работы (системы класса group ware) предназначены для корректного разделения информации для групповых пользователей; решают задачи хранения, просмотра и совместного использования документов системы управления документами (СУД) представляют собой мощные комплексы, организующие работу с электронными версиями документов. С их помощью производится регистрация документов, поддерживается их хранение; ведут не только атрибутивный, но и полнотекстовой поиск информации системы электронной почты служат для передачи электронных сообщений между участниками делопроизводственного процесса системы управления деловыми процессами. организуют передачу электронных сообщений и электронных версий документов между участниками делопроизводственного процесса

12 слайд

ЗАДАЧИ - СРЕДСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

13 слайд

ФОРМЫ СОЗДАНИЯ БАЗ ДАННЫХ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ: контрольно-регистрационные карточки справочная картотека электронные базы данных

14 слайд

СПРАВОЧНАЯ КАРТОТЕКА Виды картотек: справочная состоит из двух частей: - на неисполненные документы - на исполненные документы контрольная

15 слайд

ЭЛЕКТРОННЫЕ БАЗЫ ДАННЫХ База данных - это совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающих общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, которые относятся к определенной предметной области. Главное достоинство электронных баз данных: возможность быстрого поиска и сортировки (отбора) информации, а также простое создание отчета по заданной форме.

16 слайд

СУБД Системы управления базами данных (СУБД) - пакет прикладных программ, обеспечивающих создание баз данных. Например: MS Access